Тајна канцеларија работа: организација и правила на водење бизнис

Од сега па натаму, тајната свештена работа е привилегија на не само владини агенции. Документи со печат на тајност денес се во речиси секоја голема комерцијална организација. Оваа статија ќе ви каже сè за правилното управување со тајната документација.

Концептот на тајност во евиденција

Секоја работна активност, во еден или друг начин поврзана со тајна или тајна документација, секогаш за себе носи многу тешкотии, проблеми и ризици. Која е причината за ова? Постојат многу причини, меѓу кои основната е баналната неспособност за компетентно работење со хартии од вредност со класификација на тајност.

За почеток, вреди да се утврди што е генерално тајна. Мистеријата има неколку значења. Треба да се земе во предвид најчестата дефиниција, тогаш овој концепт треба да се третира како некаква информација што е достапна само за ограничен круг на луѓе. Тајната не може да се открие, мора да се чува во тајност. Како по правило, мистеријата е наскоро изгубена, а информациите стануваат достапни за голем број луѓе. Според тоа, и организацијата на управување со тајните записи станува непотребна.

Безбедносни етикети

Во моментов, приватноста има неколку основни типови. Ако станува збор за тајна канцеларија работа, во еден или друг начин поврзани со јавните работи, тогаш сите документи се поделени во три главни типови:

• Посебна важност;
• Топ тајна;
• Официјална употреба.

Оваа класификација е утврдена со специјалниот федерален закон од 21 јули 1993 година "За државни тајни". Што е секој од горенаведените мршојадци?

Бар "посебно значење" претставува највисок степен на тајност. Се разбира, таков статус не може да се добие со секој документ. Значи, во случај на откривање на вратот од посебна важност, може да се направи значителна штета на државата или група луѓе. Затоа заштитата на таквите документи е соодветна.

Печатот "врвна тајна" е назначен и за документи кои содржат некоја државна тајна. Строгите регулативи во справувањето со ваквите видови хартии од вредност во овој случај се карактеристична карактеристика.

Тагата "употреба на услуги" не обезбедува документи со посебна тајна, но значително ја ограничува нивната употреба. Овој вид на тајна канцеларија работа е воспоставена, како по правило, во комерцијални структури.

Редоследот на класификација

Редоследот на класификација исто така е утврден со Сојузниот Закон за Државата. Тајна, именувана погоре. Според овој документ, тајниот предмет на државата може да вклучи:

• Информации за воената сфера;
• Информации за економијата, технологијата или науката;
• Информации за надворешната политика или економските сфери;
• Информации за контраразузнавачки, оперативни или истражувачки активности, за антитеррористичка политика и така натаму.

Како документи се предмет на класификација? Главната работа што вреди да се забележи е присуството на специјално овластени експерти. Лицата со одредени квалификации се ангажирани во развојот на безбедно чување на одредени хартии од вредност. Избрана е најсоодветната класификација на тајноста, според која се врши понатамошна работа. Всушност, тајното чување е огромна сфера со вработените и менаџерите.

Системскиот принцип на дефинирање на тајноста

За најкомпетентна дефиниција на степенот на тајност, неопходно е периодично да се применат посебни начела. Потоа ќе разговараме за самата форма на дефиниција на тајноста во евиденцијата - принципот на системски. Како е тој?

Главната карактеристика на системскиот пристап е посебно внимание на проблемот на тајност воопшто. Неговата главна функција е да се зачуваат трите трендови кои влијаат врз меѓусебното влијание: од една страна, да се спречи ширењето на важни информации; Од друга страна, избегнувајте масовна тајност и проблеми што произлегуваат од неа.

Како се води тајната евиденција? Тука главни се два механизми: пренагласување и разбирање на вратот на тајноста. Преценувањето значително ја стеснува можноста за размена на потребните информации, потценувањето на некој начин го ослабува овој процес.

Други принципи

Кои други принципи и правила за управување со тајни податоци може да се разликуваат? Во прилог на систематски, вреди да се забележи и објективноста. Што е поентата овде? Ако дадете краток опис, звучи вака: кога работите со тајна документација не можат да бидат водени од разни видови на субјективни мислења и претпоставки. Мора да постои одредена листа на правила, според кои ќе се развијат сите потребни мерки.

Принципот на оптимизација е уште еден неотуѓив елемент на тајно чување на податоци. Нејзината главна поента е дека најмалку износот на податоци во доверливите документи е најдоброто и оптимално решение. Прекумерните информации само ќе го нарушат потребното ниво на безбедност.

Принципот на периодична инспекција е постојаното следење на тајната документација.

За правење промени во класифицирани документи

Како што веќе рековме, степенот на тајност на документот се одредува во согласност со посебна листа на информации. По класификацијата, документите се класифицирани и испратени за чување. Дали е можно да се направат промени во овие документи?

Упатство за чување тајни записи, кое го содржи Федералниот закон за државата. Тајната, утврдува голем број на објективни ситуации и околности, според кои, документите можат да бидат предмет на ревизија до различни степени. Меѓутоа, треба да се забележи дека крајниот рок за декласифицирање или менување на документацијата не треба да надминува 30 години. Исклучок е одлуката на посебна меѓусекторска комисија. Како и во случај на класификација, работата за отстранување или намалување на класификацијата на мршојадците се врши од посебна, овластена група на лица.

Уништување на тајни документи

Одлуката за уништување на еден или друг таен документ зависи од класификацијата на тајноста наметната врз неа. Ако бар е обележан со посебна важност или совршена тајност, тогаш сите прашања се решаваат од страна на меѓусекторската комисија. Доколку станува збор за деловна тајна, тајна документација на претпријатие, неопходно е да се свика специјална експертска комисија и извршни директори. Тоа ќе се занимава со организациски прашања, а раководството треба да даде дозвола.

Процесот на уништување се одвива, по правило, во составот на три или повеќе лица. Хартијата е уништена со помош на специјални машини - машини за обработка на хартија. Треба да има знак за проверка во формуларите за регистрација кои го одредуваат водењето на евиденцијата. Исто така вреди да се напомене дека уништувањето на класифицираната документација треба да се случи паралелно со уништувањето на внатрешниот инвентар.

Правила за чување на тајни записи

Следно ќе зборуваме за тајната документација на фирми или други комерцијални структури. Кога работите со тајни документи, неопходно е да се земат предвид неколку основни правила и барања. Вреди да се истакнат најважните точки:

• Неопходно е да се запази најстрогата контрола врз пристапот на неовластени лица до документи. Станува збор за персоналот. Значи, безбедноста треба да се воспостави преку безбедносни или безбедносни служби.
• Потребно е точно да се одредат лицата кои имаат право да работат со класифицирана документација. Според тоа, треба да им се дадат посебни овластувања.
• Треба да се развие јасна инструкција (меморандум) за работа со тајна документација. Сите понатамошни работи треба да се организираат во строга согласност со неа.
• Вработените мора да имаат договор за неоткривање на комерцијални и индустриски тајни.
• Мора да постојат постојани материјални стимулации за лицата кои имаат право на пристап до класифицирани документи. Особено, секој специјалист во чување на тајни документи мора да биде под лична контрола на раководството.

Ова се сите основни правила кои мора да се почитуваат при работа со тајни или тајни документи.

Должности на експерти за класифицирани документи

Должностите на вработените кои се примени во тајната свештеничка работа се различни за секое претпријатие. Во секој случај, нема единствено упатство за работа со тајна документација. Сепак, сеуште е можно да се идентификуваат најчестите и најчести поенти кои секој вработен кој се занимава со тајни документи треба да запомни. Особено, зборуваме за фактот дека:

• Вработениот е лично одговорен за складирање, зачувување или модификација на документи.
• Вработениот треба да биде буден, одговорен и внимателен. Секој обид на неовластени лица за пристап до документацијата мора веднаш да се запре.
• Вработениот мора да ги знае и да ги следи инструкциите од упатството за работа со тајни документи.

Покрај тоа, неопходно е да се нагласи што е забрането на специјалистот. Тие вклучуваат:

• Пораки за какви било информации од трета страна;
• Отстранување, транспортирање или модификација на документацијата без знаење за управување;
• Запознавање со документацијата за прашања кои не се дел од раководството на работникот;
• Уништување на документи без познавање на менаџментот.

Изглед на тајна документација

Вреди да се дадат најопшти информации за тоа како треба да изгледа прикривањето на тајните документи. Практично секој оддел за управување со тајната канцеларија ги утврдува следните норми:

• Горниот десен агол е класификацијата на тајноста;
• Под печат - инвентар број;
• Документи со печат на совршена тајност мора да имаат црвена линија од горниот десен агол;
• Листовите мора да бидат нумерирани и навојни.

Се разбира, постојат многу други барања за овој вид на хартии од вредност. Сепак, горенаведените точки се однесуваат на речиси сите форми на тајни документи.