Што е евиденција за управување и управување со документи?

Успех во бизнисот зависи од неговата правилна организација. Двајцата менаџери и вработени треба да бидат свесни дека такви документи. Кои се неговите карактеристики, какви видови постојат, и што ќе мора да бидат земени во предвид во организацијата на работа?

Што е евиденција за управување со

Секоја организација, без оглед на сопственоста и карактеристики, се создава во текот на бизнисот различни хартија. Тоа може да биде наредби и писма и извештаи. Сите од нив припаѓаат на организациски и административни документација.

Работа во канцеларија - на активност за создавање на документи на организацијата, од страна на одредени правила и барања. Најчесто во претпријатија распредели посветен персонал, вработеноста во овој сектор. Во мали фирми како секретар може да биде ставен на речиси секој вработен.

Ако се разбере суштината на терминологијата (кои документи), станува јасно дека потеклото на зборот. Ова, пред сè, на фиксација на материјален носител на официјални информации. Во текот на овој процес создава организациски и административни документи, кои потоа иницира одредени активности.

Терминот "свештеничка" се појави за долго време, но само во средината на минатиот век, официјално го презеде форма, е утврдена со прописите на државно ниво.

канцеларија за управување и управување со документи - што е тоа?

Организацијата не може да постои независно од законот. Таа е секогаш управување со евиденција и управување со документи. Што е тоа, што карактеристики на хартија трансфер, како да ги изврши? Овие прашања се решени од страна на специјалисти: секретари, архивари, вработените на персоналот оддел.

Деловна кореспонденција вклучува одредување на информации за материјални медиум, создавање на хартија или електронски инструменти. Во својата основа е изградена работното организација - цел движење или писмо од неговото создавање до извршување и испраќање на архива или уништување.

Што се однесува до местото на бизнис документи во однос на вработени и менаџмент на документ на организацијата е поделена на надворешни и внатрешни. Од изворот ќе зависи од начинот на кој напред налози, писма.

организација внатрешен документ ги вклучува следните чекори:

• создавање на документот на проектот;
• координација;
• нацрт-документ потпишувањето, ставање одредување на датум и број на регистрација; од моментот на регистрација се смета дека се официјално објавени и прифатени за извршување;
• за изведување на извршителите и следење;
• извршување на налози;
• регистрација на извршувањето на документи за складирање, во зависност од времето и потреба;
• уништување на деловни документи со изминат рок или да се дизајнира за архивирање.

Фази надворешен документ како целина се слични, но постојат некои разлики:

• Документите кои се приложуваат кон компанијата од надвор. Овој труд може да биде родител и дете, гранки, регулативи од страна на властите на официјалните власти, судски налози, писма од граѓаните.
• Сите примени во организирање на деловни документи кои се потребни да се подложи на постапка за регистрација. Тоа потврдува дека тие се земени под контрола.
• Следниот чекор е да се работи со документот, воведувањето или барања за изведба.
• Доколку е потребно, формален одговор е направен.
• Последната фаза - подготовка на долги или архивски складирање, и на крајот уништување.

Покрај тоа, во однос на раководството на организацијата се следниве видови на документи:

• нагорен - од роб на владетели (белешки);
• надолу - од раководството на вработените (наредби);
• хоризонталната - помеѓу еднаква позиции (дела, протоколи).

Сите фази на документот е во движење се запишуваат во посебен списанија. Тие може да се направи на неколку начини:

• регистри на документите за движење;
• картички документи;
• електронски документ е најчест во огромното мнозинство на организации.

Карактеристики на судските постапки

Многумина се прашуваат што законските документи, и како таа се разликува од вкупниот број. Судски случај - тоа е малку различен сет на документи и материјални докази. Правилно чување и движење обезбедува транспарентност во судскиот систем. Судскиот свештеничка, за разлика од организациски може да биде доброволно. Тоа е спроведено од страна на овластените лица и се строго контролирани. За него, регулаторните и добро дефинирани сите чекори до уништување.

функции на секретар

Поголемиот дел од вработените во компанијата многу нејасна идеја за она документација и документација. За оваа иста секретар - професионална дејност.

Секретаријатот претпријатија вршат основните функции на управување со документи. Обликот и карактеристики на организација на работата бизниси евиденција на услуги се поделени во овие видови:

• Централизирана - сите секретари се во исто одделение и предмет главен канцелариски работник или Сениор секретар.
• Децентрализирано - за секретари и вработените ги извршуваат своите должности, се шири низ делови на организацијата и се предмет на различни претпоставени.
• Мешани - тоа е најчесто во големи организации.

Карактеристики документ на компанијата директно ќе зависи од тоа каков вид на секретаријатот усвоен.

Упатство за канцеларија работа

Без оглед на големината и формата на сопственост, во секоја организација мора да биде нормативен акт кој ја уредува движењето на документи. Што е упатство за евиденција за управување, и како да се направи? Ова прашање е од интерес не само за секретари, но и меѓу лидерите.

Упатство за канцеларија работа - тоа е внатрешна регулатива на организација одобрена од страна на упатствата за цел или инструкции, постојана акција. Тоа го кажа сите фази на усвојувањето на документот, се листи на мислења, чии потписи може да се идентификувате официјални документи, се пример ја дава дозвола и форми.

евиденција

Во мали организации со ниско ниво на документ (помалку од 200 годишно) не е прашање што оваа евиденција. Сè е одлучено сили на себе, па дури и главата вработените.

Ако евиденција обврски не се за директна вработен и не се напишани во неговиот договор за вработување, потребно е да се издаде декрет доверувањето на нивните функции. Овој документ треба детално да се наслика дополнителни обврски, одговорности и надомест на штета.

Карактеристики евиденција на персоналот

Ако вашата организација работи еден вработен, бидете сигурни дека ќе се создаде документи за вработување. На прашањето што хумани ресурси аутсорсинг, е особено важно за компании со мал број на вработени.

Човечки ресурси аутсорсинг - е да се обезбеди движење на одредени документи кои се однесуваат на вработување на вработените. Обично, овие должности ги извршува од страна на посебна единица - кадровски оддел. Нивните функции вклучуваат прием, обработка и чување на документи за човечки ресурси. Вклучувајќи го и обработка на лични податоци се доверливи.

Персонал документи обично се спроведува одделно од целокупната согласност со правилата на приватноста и складирање карактеристики.

оптимизација на канцеларија

И покрај брзиот развој на дигиталната технологија, многу организации се тешко да се оптимизира на тек на работа. Продолжува да ја води на старомоден хартија кореспонденција и се вршат редовни логови.

Ова се должи на два фактора:

• отпорност на вработените иновации претпријатието;
• недостаток на финансии.

Менаџерите треба да се запамети дека работното оптимизација со значителни инвестиции дава значаен економски ефект.