Испитување на вредноста на документите

Активноста на секое претпријатие е првенствено поврзана со формирање на голем број документи, различни по содржина и вид. Но, не е целата документација вредна. Некои можат да станат извор за проучување на економскиот, културниот и политичкиот живот, бидејќи тие носат вредни информации. Другите документи имаат тесна практична важност. Следствено, улогата на сите документи не може да се смета за иста. Главната задача на испитувањето е да се утврди документацијата за историска вредност и да се избере за складирање. Вредноста се определува од информативните способности на документите, поради научно, историско, економско, социјално, културно или политичко значење.

Испитување на вредноста на документите - идентификација на социо-културна, научна и историска вредност на документот и негово практично значење врз основа на принципите и критериумите за вредност за селекција за складирање и одредување на условите за складирање.

Испитувањето на документите се врши, по правило, од страна на посебна стручна комисија формирана во претпријатието. Комисијата е формирана од повеќе квалификувани работници по наредба на шефот на организацијата која се состои од четири или пет лица. Задолжителни членови на комисијата се главен сметководител, раководител на архивата и шеф на одделот за документација.

Во процесот на работа комисијата се заснова на принципите развиени од практиката и теоријата на архивскиот бизнис. Ова се принципите на сеопфатност, историцизам, социо-политичка неутралност и сложеност.

Имајќи ги предвид овие принципи, беа развиени критериуми за испитување на документот. Критериумите се збир на карактеристики кои документацијата мора да ги совпаѓа. Во моментов, постојат три главни групи критериуми за утврдување на вредноста на податоците:

1. потеклото;

2. содржина;

3. Надворешни карактеристики.

Групата за критериуми за потеклото на документот ги вклучува следните параметри:

1. Значење на лицето или институцијата која ја создала документацијата. Колку е поважна нејзината улога во националната економија, системот на државната администрација, науката, културата и другите филијали, толку повредни ќе бидат податоците.

2. Место и време на формирање на документи. Важни информации се снимаат, снимени истовремено со опишаниот настан или веднаш по него. Покрај тоа, информациите ќе бидат поважни ако се фиксираат на истото место каде настанот се случи.

3. Интензитетот на документацијата. Информациите ќе бидат толку повредни колку што има помалку публикации.

Така, испитувањето на вредноста на документите има за цел да ги идентификува оние документи кои ја одразуваат историјата на јавниот живот или одредена организација во клучни моменти.

Критериумите за содржина ги вклучуваат следните главни параметри:

1. Важноста на информациите. Документите кои содржат единствени информации ќе добијат голема проценка при испитувањето.

2. Видови документи. Во процесот на работа, приоритет треба да им се даде на документите со цел да ги евидентираат најважните аспекти на активностите на организацијата и животот на општеството.

3. Повторете ги информациите. Информациите ќе бидат многу повредни, толку поретко ќе се случуваат.

Критериумите за надворешни карактеристики вклучуваат:

1. Автентичност на документи. Испитување на вредноста на документите е исто така неопходно за да се процени автентичноста на информациите. Во случај да се оцени копија, мора да биде правилно издадена и сертифицирана.

2. Правна сила на документацијата. Од големо значење во процесот на евиденција, како што веќе беше забележано, е точно извршување на документацијата.

3. Степенот на безбедност на документацијата.

4. Уметнички карактеристики.

Овие критериуми се сметаат за условени. Испитувањето на вредноста на документите може да вклучува и други критериуми, во зависност од целите и специфичните карактеристики на претпријатието.