Права и должности на секретарот-референт

Многумина од нас не знаат целосно какви се должностите на секретарот. Меѓутоа, треба јасно да се разбере што точно е вклучено во опис на работното место на овој вработен, пред да добие работа. Таквата професија како секретар првпат се појавила во антички Рим. И овој пост се сметаше за важен и му дал на човекот со голема моќ, па затоа единствено човекот можеше да ги извршува должностите на секретарот. Само до крајот на 19 век жените имаа можност да вршат свештеничка работа.

Благодарение на модерното кино, многумина може да мислат дека една жена во оваа позиција е само ангажирана во сопствениот изглед, правејќи кафе и работа со документи. Сепак, должностите на секретарот се прилично обемни, почнувајќи од апсолутна сопственост на компјутерски програми, завршувајќи со правилата на бизнис етика и работа со клиенти. Ако одлучите да ги разберете сите суптилности на професијата, треба да бидете подготвени за отсуство на јасен работен ден и апсолутно нерегулиран распоред за работа. На крајот на краиштата, треба целосно да се прилагодите на спецификите на активностите на компанијата и вообичаениот редослед на шефот.

Всушност, должностите на секретарот-референт претпоставуваат присуство на високо образование, флуентност на англиски јазик, бидејќи асистент менаџерот е на некој начин негова личност, главна компонента на репутацијата на компанијата. Заедничкиот имиџ на сексуално образована, но необразована жена во животот е потполно бескорисна, бидејќи ниеден партнер или клиент сериозно не се однесува кон таков лидер.

Значи, кои се функционалните должности на секретарот? Пред сè, во оваа позиција треба да примате дојдовни повици и да дадете квалификуван одговор на сите прашања. За да бидете свесни, треба јасно да го знаете распоредот на шефот, како и да ги разберете суптилностите на спецификите на активностите на компанијата. Одговорот на секој телефонски повик треба да се направи со користење на стабилни изрази, односно, треба да зборувате од трето лице. Луѓето се различни, и секретарот е неопходен во секоја ситуација да биде во состојба да одржи самоконтрола и да не падне во суровост или зголемување на тонот. Така, културата на комуникација се смета за еден од најважните моменти.

Освен тоа, мора да се разбере дека преку секретарот е донесен голем број на различни документи во врска со главната активност на компанијата и директно припаѓа на менаџерскиот тим. Неопходно е да се има способност да се систематизира протокот на дојдовните документи за кратко време, со цел да се пронајде потребната папка ако е потребно. Навремено да се организира ефикасна тимска работа е исто така важна вештина, бидејќи секретарот е одговорен за примање на посетители, вклучувајќи ја и организацијата на непланирани состаноци.

Во некои фирми, овој вработен е одговорен за контрола на достапноста на канцелариски материјали кои обезбедуваат нормална работа, не само во секретаријатот, туку и во текот на канцеларијата. И, се разбира, мора да купите основни производи, бидејќи за одржување на имиџот на компанијата гостите треба да понудат чај, кафе и закуски. Многу е важно менаџерот да најде вработен кој е способен точно и навремено да ги следи неговите инструкции, обезбедувајќи ефикасна работа на канцеларијата. Надлежен секретар треба да биде надлежен во голем број финансиски прашања, бидејќи често е неопходно да се пополнат финансиските документи и да се испратат во други случаи. Секако, ако се направи грешка, лицето на компанијата страда.

Така, паметен лидер независно го разгледува секој кандидат за функцијата секретар. За време на интервјуто, тој се обидува да разбере како е образован човек, комуникативен и способен да донесува одлуки во екстремни ситуации.