Опсегот на случаи. Редоследот на формирање

Сите документи по нивното извршување мора да бидат групирани во случајот. Терминот "бизнис" во согласност со GOST 51.141-98 треба да се сфати како единствен документ или збир на документи, кои се однесуваат на одредена насока на организацијата и се става во некоја папка под посебен капак. За правилно формирање, чување и евидентирање на случаи во секоја организација секоја година мора (земајќи ги предвид промените во надворешната и внатрешната средина) компонента номенклатура работи, кое е од суштинско значење за брзо пребарување на документи.

При формирањето на работи на било која единица треба да бидат водени од страна на барањата на обединета држава систем на евиденција. Главните одредби се утврдени во GOST 51.141-98, главните документи на Министерството за Архивата на руската влада, упатства архива тела, листи на документарен материјал. Тоа е императив да се во согласност со условите на чување на документи и датотеки. Ако една организација со сложена структура и многу функции во секој сектор и во организацијата применуваат единствени принципи за организирање на документи, формирање и случаи индексирање. Затоа вработените номенклатура Одделот работи, квалитетот на услугите, било која друга структурна единица треба да се формира или организацијата, земајќи ги предвид барањата на нормативни документи.

Во првиот чекор е да се идентификуваат проблемите и категории на документи, кои мора да вклучува случаи Номенклатурата единица или организација. Ние треба да се продолжи од потребата да се покрие целиот износ на документација како да се создаде и да се добијат. Кога ќе го видите нови прашања кои не се опфатени со номенклатурата, потребно е да се направи дополнувања. номенклатура форма работи треба да му се овозможи навремено ажурирање. Затоа, кога индексирање прашања треба да им се даде можност на нови индекси и исклучи го замени претходно доделени индекси веќе формирана случаи. Предавање незавршена работа врши во текот на следната година се движат од зачувување на оригиналниот број.

Наслов на секој случај мора да биде јасно и целосно откривање на составот на предметот и содржината на документите кои се сместени во оваа папка. На папка мора да биде наведен индекс и рокот на траење на случајот. Консолидација на случаи се врши врз основа на номиналната, на пример, наредби, протоколи, упатства и така натаму. Случаи може да се конфигурира во детали, на пример, коресподенција со одреден новинар, конверзација за набавка на суровини, коресподенција со новинарите, во комбинација на територијална основа, и така натаму.

Кога групирање документи треба да се обрне внимание на условите на нивното чување. не може да се комбинираат во еден случај документи на привремено и трајно складирање или различни периоди на складирање. Не е дозволено да се вклучат во нацрт-договорот, ирелевантни документи или опции копии множат. Во формирањето на работите треба да се провери во присуство на сите потписи на документи и соодветна дозвола.

Кешот работи и редоследот на приоритет треба да се направи во редоследот на важност. Првиот дава преглед на најважните документи (нарачки, прописи или други административни документи). Номенклатурата на работи треба да содржат индекси и наслови на работите, условите за складирање, наредба за евакуација. Спектар на предмети одобрен од страна на воспоставениот поредок во организацијата и се согласи со службеник на Државниот архив на регионот. На крајот на годината во Номенклатурата на правосилно рекорд што го покажува бројот на случаи кои беа отворени во текот на годината во секоја категорија. Поднесување случаи на перманентно архивирање или отстранување на привремените случаи складирање (на доспевање) се спроведува во согласност со воспоставените од Упатството за канцеларија работа на правото на организација.