Потребата за документарна потврда на донесените одлуки е потребна во ситуации кога тие се земаат колективно. Највообичаен начин за евидентирање на текот на настанот е да се користи тип на податоци, како што е протокол.
Зборот "протокол" има неколку значења - може да биде и воспоставена постапка за дејствување во одредена ситуација и уредно формализиран официјален документ кој содржи податоци за доследниот напредок во дискусијата, дебатата и одлучувањето на состаноците и состаноците, конференциите и состаноците. Треба да се земе предвид дека има неколку форми, различни во нивната намена. Евиденцијата за состанокот на станарите е документ од малку поинаква категорија отколку, на пример, протоколот на истражните органи или на друг надзорен орган.
Состаноците на постојани / привремени колегијални заедници (комисии, состаноци на акционери, жители, одбори на директори) се предмет на задолжителна документација. Зависно од одлуката на претседавачот на организацијата или групата, записникот од состанокот може да се чува во целост (детален записник на говори, дебати, прашања и одговори) или скратена форма. По правило, на состанокот секретарот или другото одговорно лице води евиденција за сето она што се случува, ги собира соодветните материјали обезбедени од страна на учесниците, а потоа ги спојува во еден единствен документ.
Што се однесува до барањата за овој официјален документ, тие се наведени во државниот стандард кој ја регулира правилната процедура за регистрација. Значи, во записникот од состанокот на сопствениците на станарите или претставници на други групи и организации, покрај името на документот и организацијата, датумот на настанот и агендата, задолжително се наведуваат податоците за претседавачот, секретарот и учесниците.
Накратко, прегледот на информациите е како што следи: слушал - дејствувал (и) - одлучил / одлучил. Автентичноста на наведените податоци ја потпишува претседателот и секретарот. Доколку е потребно, учесниците на состанокот можат да добијат и целосна копија од записникот од состанокот и извадок од кој било дел од него.
Некои нијанси на информации за информации носат документ кој го одразува текот на колективните состаноци на населението кое живее во мулти-единица згради. Во овој случај, во протоколот на состанокот на сопствениците на куќи неопходно е вклучено и податоците за формата на настанот (всушност, собирањето луѓе или отсутното гласање на дневните точки), вистинската адреса и подрачјето на наведениот одвоен објект, бројот на присутните гласови и нивниот глас.
Дополнително, задолжителен анекс на документот е листа на презимиња на учесниците (или нивните претставници) што го означуваат бројот на станот во сопственост. Доколку мислењето на станарите било добиено во отсуство, тогаш дополнителната листа треба да ги наведе не само податоците за лицето, туку и неговите одлуки за сите прашања на дневниот ред. Исто така, треба да содржи информации за документот со кој се потврдува сопственоста или поседувањето на одредена премиса во куќата, како и волјата на секој граѓанин за предметите наведени во дневниот ред во разбирливи и прифатени формулари (се согласувате, не се согласувате, апстинирате). Само под овој услов протоколот на состанокот на станарите ќе има правна сила.