Видови на номенклатура на работи, нивните карактеристики и намена

Организација на ефективен работен тек на претпријатието е невозможно без формирање на соодветни услови за тоа. или на бумажных носителях. Една од нив е номенклатурата на случаи во електронска форма или на носители на хартија. Ако специјалист чии активности се поврзани со документите, прашајте: "Наведете ги видовите на номенклатурата на случаите" - тогаш тој сигурно ќе ги повика. Факт е дека таквите вработени се обврзани да ја знаат класификацијата со цел брзо да се движат низ низата документации.

Номенклатура на случаи: концепт, видови, содржина, значење

Пред да се опише редот на создавањето, неопходно е да се разбере терминологијата. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Видови на номенклатура на случаи се категории на систематизирани листи на имиња на групи на документи развиени во утврдената форма, формирани во претпријатието во текот на својата активност со назначување на периодите на складирање. Тие се неопходни за брзо пребарување на потребните акти. Брзината на документацијата ќе зависи од квалитетот на номенклатурата. Списоците се користат за дистрибуирање и групирање на имплементирани документи во папки, консолидирање на индексирање, воспоставување на периоди за складирање. Тие обезбедуваат создавање на референтни датотеки и дејствуваат како извор на сметководствени информации. , как типовая, примерная, индивидуальная. Во пракса, таквите типови на номенклатура на случаи се користат како примерни, примерни, индивидуални. Претпријатието е обврзано самостојно да изготви листа земајќи ги предвид спецификите на своите активности.

Барања

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Со оглед на видовите на номенклатура на случаи, нивните карактеристики и намена , во нормативните акти се дефинираат правилата што се користат при нивното изготвување. При формирањето на листите, треба да:

1. Внимавајте на единството на пристапи кон организација на сметководство, опис, систематизација, пребарување и складирање на документација.
2. Користете индексирање. Таа обезбедува воведување на промени, корекции и дополнувања на релевантните делови од листите.
3. Контролирајте ја стабилноста на индексите.

Општи карактеристики

, указанные выше. Накратко да ја разгледаме целта и видовите на номенклатурата на случаите наведени погоре. Индивидуалните листи се развиваат за одредена организација. Тие ја одразуваат документацијата што се користи во нејзините секојдневни активности. Во една индустрија, како по правило, се вклучени и претпријатијата кои користат ист тип на чин. номенклатуры дел. Типични и примерочни номенклатури на случаи се користат за нивно обединување и групирање. Последните имаат препорачателски карактер. дел являются обязательными. Типични видови на номенклатура на случаи се задолжителни. Тие обично воспоставуваат единствена индексација за претпријатија низ целата индустрија (систем). Типични и примерен номенклатури се составени од организации на повисоко ниво. Тие дејствуваат како основа за формирање на индивидуални листи за конкретни претпријатија. Тие, пак, се предмет на договор со повисоките структури. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Видови на номенклатура на случаи и нивна регистрација се во надлежност на квалификувани специјалисти. Тие се вклучени во составувањето листи и организирањето работа со нив. Формирани номенклатури треба да се координираат со канцеларијата и архивата на претпријатието.

Важен момент

Номенклатурата на случаи мора да биде присутна на секое претпријатие, без оглед на постоењето на модел или листа на модели. За организацијата, развојот на сложениот документ се смета за оптимален. подразделений. Тоа ги вклучува сите видови на номенклатура на поделби. Консолидираната листа е координирана со соодветната архива. По одобрување од страна на главата, одделни екстракти се испраќаат до структурните единици за употреба во работата.

Специфичност на компилацијата

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. За вработените кои ги развиваат листите, важно е да знаете не само што постојат видови на номенклатура , туку и составот, бројот на документи што се користат во претпријатието. Во својата активност, специјалистите ги користат одредбите за организација, тековни и минатогодишни списоци на акти, распоредот на вработените, класификатори, залихи, референтни картички итн. Класификационата шема на номенклатурата ќе зависи пред сè од структурата на претпријатието. Од голема важност се функциите што ги спроведува организацијата. Во врска со ова, и внатрешните поделби и задачите за управување можат да послужат како класификациски категории.

Видови документи

Номенклатурата на предметите мора да ги содржи сите акти кои ги одразуваат активностите на претпријатието. Документите што ги користат јавните здруженија се вклучени во листите на организацијата според која се основани. Во номенклатурата може да има нецелосни случаи кои доаѓаат од трети лица претпријатие за решение, референтни картички. Печатените изданија не се вклучени во листата. Тие вклучуваат, особено, збирки на резолуции, билтени, референтни книги, апстрактни списанија, брошури, индекси и сл. Азбуки и други придружни материјали не се вклучени во номенклатурата, кои не ги одразуваат главните насоки на работата на организацијата.

Општ ред

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Текстот на номенклатурата на предметите е составен во форма на листа на делови и под-секции на планот за класификација. Во овој случај се означени насловите на документите. Потребните информации од документите се евидентираат во форма на изјави. Потоа, тие се користат во формирањето на нацрт номенклатурата. Листата може да изгледа како табела. На пример:

Номенклатура на случаи во воспитно-поправен дом со 8 видови

Дефиниција на текстот за наслови

Се изведува во согласност со утврдените правила. Особено, тие мора:

1. Во генерализирана форма, јасно се одразува содржината на случајот, составот на документи ставени во неа, видот и функционалниот идентитет.
2. Вклучете ги задолжителните елементи, кои се наоѓаат во јасна низа:

• Име на тип или подтип. Ова може да биде преписка, весник, нарачки, протоколи и така натаму.
• Име на организацијата / структурната единица. Овде ќе најдете информации за развивачот / авторот на документот.
• Името на претпријатието на кое ќе бидат испратени актите во овој случај ќе бидат адресирани или од кои треба да се примат.
• Краток опис на документите.
• Името на територијата со која е поврзана содржината на актите.
• Периодот (датум) на кој му припаѓа документацијата во случајот. Исто така, обезбедува информации за достапноста на копии.

Делува на едно прашање

Кога се формулираат насловите на случаите во кои таквите документи се присутни, ако тие не се поврзани со секвенца на извршување, се користи зборот "документи", а на крајот (во загради) се назначени нивните главни типови. Ова може да бидат извештаи, планови итн. Текстот, на пример, може да биде: "Документи за одржување на семинари за архивско работење на претпријатието (списоци на препорачани едукативни и методички публикации, списоци)."

Усогласување

Насловите на случаите во кои е содржан вклучуваат соодветен термин. Откако зборот "преписка" укажува, за кое прашање и со кого е спроведено. Во насловот на случаите во кои има букви од хомогени дописници, нивните имиња не се дадени. Наместо тоа, наведете ги нивните заеднички видови. Текстот, на пример, може да биде: "Усогласување со гранките на организацијата за прашањата за годишно известување и планирање". Ако има дописи од различни дописници во случајот, тие исто така не се наведени. Во овој случај, треба да се наведе само предметот на комуникација. На пример: "Усогласување за прашања поврзани со адаптација на персоналот". Името на одреден дописник е означено само кога случајот содржи само букви до него и од него.

Документи поврзани со специфични локалитети

Ако се формираат случаи од такви дела, насловите на релевантните административно-територијални единици се означени во тарифните броеви. Треба да се земат предвид неколку нијанси:

1. Ако содржината на сетот на документи се однесува на неколку хомогени области, тогаш нивните специфични имиња не се наведени. Во овој случај се дава нивно заедничко име. Формулацијата може да биде: "Документи за организирање интеракции меѓу шефовите на МО во борбата против тероризмот".
2. Ако содржината се однесува на една административно-територијална единица, нејзиното име е наведено во насловот.

Напредно

Насловите на случаите во кои се вклучени документите за планирање / известување го означуваат периодот за кој се изготвени. Тоа може да биде една четвртина, една година, половина година. Во насловите на случаите кои се користат за синтеза на хомогени документи, имињата на последниве се наведени во множина. На пример: "Нарачки за промоција на вработените во организацијата".

Креирање на тома

Во случаи кога се претпоставува дека случајот ќе се формира од неколку делови (на пример, со значителна количина на документација), првиот наслов се формулира, а потоа (доколку е потребно) имињата за неговите делови. Вториот врши рафинирачка функција. На пример: "Белешки за услуги за 2015", "Том 1. Услужни белешки за првата половина на 2015 година". Во текот на формирањето и регистрацијата на комплекси на документи, може да се наведат заглавија. Во исто време, забрането е да се вклучат рационализирани, неспецифични зборови во нив. Особено, употребата на зборови како "разни", "општа преписка" и така натаму не е дозволено. Препорачливо е да се избегне употребата на комплексни врти и отворање на зборови.

Рационализирање

Може да се спроведе на два начина:

1. Во процесот на формирање на номенклатурата на целата организација, поглавјата за случаите, вклучувајќи ги и организациските и административните акти, завршуваат на почетокот на листата. Понатаму, со цел да се намали важноста, се наведуваат имињата за други категории (договорни, планирање и известување, итн.). Консолидацијата на случаите во структурата на деловите, како и присвојувањето на последните наслови, се врши земајќи ги предвид видовите и функционалната поврзаност на актите во нив.
2. При формирањето на консолидираната листа, имињата на поделбите ќе бидат имињата на поделбите, врз основа на шемите за класификација на кои е составен. Имињата се распоредени во согласност со кадровската табела.

Утврдување на времето

Потребно е првично утврдување на периоди за да се обезбеди организација на редовно следење на нивната усогласеност, навремена корекција на режими на складирање. На пример, периодот може да се смени од привремени на трајни, ако постојат основи за тоа. Воспоставувањето на периоди се врши во согласност со информациите од стандардната (одделенски) листа на документи кои се создаваат за време на работењето на претпријатието. Ако не постои таква листа, се користи приближна / номенклатура на тип. Одредувањето на периодите за складирање, исто така, може да се врши во согласност со овластените тела на Федералниот архив.

Доделување индекси

Се спроведува за брза и непогрешлива идентификација на случаите, како и документи вклучени во нив. Индексот е симбол, изработен со употреба на арапски броеви. Може да го вклучи кодот на одделот со додавање на реден број на релевантниот случај (преку цртичка). На пример, одделот за сметководство е доделен код 05. Годишниот извештај е документ кој го отвора делот. Според тоа, во случајот што го содржи овој акт, како составен дел на консолидираната листа, се назначува индексот 05-01.